.png){kind=logo}
Mise à jour le 15/01/2024
Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cosogcdc.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), le COSOG est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnel au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.
La présente politique a pour objet d’informer les bénéficiaires des activités sociales et culturelles du COSOG, des modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), par le COSOG, domicilié 12 avenue Pierre Mendès France à Paris 13, agissant en qualité de responsable du traitement, et de leurs droits.
Il est à noter que dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible via le site du COSOG ou par connexion directe, la responsabilité du traitement incombe à EDENRED SOLUTIONS CSE. La politique de protection des données ci-après décrit les traitements spécifiques effectués par EDENRED SOLUTIONS CSE dans le cadre de l’utilisation de la plateforme Edenred Meyclub : https://www.meyclub.com/fr/personal-data/protection.
Le COSOG s’engage à assurer la sécurité et la confidentialité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sécurité des SI, sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le COSOG veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de sécurité et de confidentialité des données personnelles.
Nous vous recommandons de veiller de votre côté à respecter les modalités de transmission de vos informations personnelles :
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable et de manière différenciée selon les traitements détaillés dans les onglets ci-dessous, exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, relatives aux données personnelles vous concernant. Pour ce faire, vous devez adresser votre demande à notre Déléguée à la Protection des Données :
S’agissant des traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED SOLUTIONS CSE :
En cas de difficulté non résolue à l’amiable, vous pouvez saisir la CNIL.
Conformément au principe de minimisation, ne sont collectées que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le COSOG peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de votre employeur afin d’assurer les finalités détaillées ci-après :
1 - Création et mise à jour des comptes des Ouvrants Droit (OD) du COGOG
2 - Gestion des droits des ouvrants-droits (OD) et de leurs Ayants Droit (AD) aux prestations du COSOG
3 - Gestion des prestations de subventionnement (crédits vacances, aide aux loisirs, remboursement de billetterie, rentrée scolaire, permis de conduire, sport, etc)
4 - Gestion des commandes (chèques cadeau, ANCV, CESU)
5 - Gestion des prestations soumises à inscription (voyages, colonies, week-end, billetterie sportive, offres « coup de cœur », hors billetterie Edenred Meyclub)
6 - Réalisation de statistiques et d’enquêtes de satisfaction
7 - Envoi de communications via les newsletters.
1 - Création et mise à jour des comptes des Ouvrants Droit (OD) du COGOG
Objectifs : A partir des données communiquées par le service RH des employeurs, créer et tenir à jour les fiches des personnels éligibles aux prestations du COSOG.
Finalités : Permettre l’ouverture des droits aux personnels éligibles aux prestations du COSOG et leur accès aux demandes des prestations.
Base légale de traitement : Intérêt légitime du COSOG, à savoir l’exécution de nos obligations vis-à-vis des employeurs ayant passé convention de délégation ou de partenariat avec le COSOG pour l’accès de leurs personnels à nos prestations sociales et de loisirs.
|
Catégories de personnes concernées |
Les personnels de l’Etablissement Public CDC, les personnels du COSOG, |
|
Catégories de données traitées |
- Données courantes d’identification : nom d’usage et de naissance, prénom d’usage, adresse - Données professionnelles : le cas échéant : matricule, date de début et de fin de contrat, type de - Données sensibles : néant. |
|
Source des données |
Ces données sont recueillies indirectement via le service des ressources humaines |
|
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil |
Vous avez été informé.e de la transmission de ces données par votre employeur en amont |
|
Catégories de destinataires des données |
Selon les besoins respectifs peuvent être destinataires de tout ou partie des données : - services internes du COSOG - CAC pour l’audit des bilans sociaux - audits internes de l’EP ou externes. |
|
Applications utilisées |
Edenred Solutions CSE |
|
Sous-traitants |
Edenred Solutions CSE, Cabinet comptable Gilles Hubert Paris |
|
Transfert de données vers un pays tiers à l’UE |
Néant |
|
Prise de décision automatisée |
Néant |
|
Durée maximale de conservation |
Durée de présence du collaborateur dans les effectifs + 3 ans. Pour les Ouvrants Droit des sociétés sous convention : durée de présence du collaborateur dans les effectifs + 3 ans dans la limite de la durée de la convention entre l’employeur et le COSOG. Personnels retraités de la CDC : à partir de l’âge de 80 ans à défaut d’inscription à des prestations |
|
Droit des personnes concernées |
Intérêt légitime : accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement. |
2 - Gestion des droits des Ouvrants Droit (OD) et de leurs Ayants Droit (AD) aux prestations du COSOG
Objectifs : A partir des données communiquées directement par la personne concernée, compléter la fiche des OD de données spécifiques lui permettant, ainsi qu’à ses AD, un accès personnalisé aux prestations du COSOG (exemples : définition du taux de subventionnement de prestations, éligibilité à la prestation rentrée scolaire, accès aux voyages familles selon la cartographie familiale, etc).
Finalités : Définir l’éligibilité de l’OD et de ses AD aux prestations du COSOG selon les critères établis par les différentes commissions et validés par le CA.
Bases légales :
|
Catégories de personnes concernées |
Les Ouvrants Droit aux prestations du COSOG et le cas échéant, ses Ayants Droit |
|
Catégories de données traitées |
- Données courantes d’identification : nom, prénom, adresse personnelle, date de naissance, numéro de téléphone personnel, adresse électronique personnelle. - Données familiales : composition familiale et justificatifs de composition familiale, nom, prénom, sexe, date de naissance des Ayants Droit, lien avec l’Ouvrant Droit, actes de naissance, de mariage, de concubinage ou PACS. - Données économiques et financières : avis d’imposition pour calcul du TSI et cartographie familiale fiscalement à charge, RIB. - Données sensibles : le cas échéant, attestations MDPH (ou OETH) de l’OD ou des AD. |
|
Source des données |
Personne concernée |
|
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquences en cas de non-fourniture |
Ces données sont facultatives. Toutefois, votre attention est attirée sur le fait que la non-communication de ces informations |
|
Catégories de destinataires des données |
Selon les besoins respectifs peuvent être destinataires de tout ou partie des données : - services internes du COSOG - CAC pour l’audit des bilans sociaux - audits internes de l’EP ou externes. |
|
Applications utilisées |
Edenred Solutions CSE |
|
Sous-traitants |
Edenred Solutions CSE, Cabinet comptable Gilles Hubert Paris |
|
Transfert de données vers un pays tiers à l’UE |
Néant |
|
Prise de décision automatisée |
Néant |
|
Durée maximale de conservation |
Année N +3 ans : obligations légales sociales et fiscales Année N +10 ans : obligations comptables (liste nominative et montant des paiements). |
|
Droit des personnes concernées |
Intérêt légitime : accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement Obligation légale : accès, rectification, limitation du traitement. |
3 - Gestion des prestations de subventionnement (crédits vacances, aide aux loisirs, remboursement de billetterie, rentrée scolaire, permis de conduire, sport, etc)
Objectifs : A partir des données communiquées directement par la personne concernée, traiter les demandes de subventionnement des prestations.
Finalités : Permettre le calcul et le subventionnement de prestations du COSOG, selon les prestations et à partir de l’étude des justificatifs.
Bases légales :
|
Catégories de personnes concernées |
Les Ouvrants Droit aux prestations du COSOG et le cas échéant ses Ayants Droit. |
|
Catégories de données traitées |
- Données courantes d’identification : nom, prénom, adresse personnelle, date de naissance, numéro de téléphone personnel, adresse électronique personnelle - Données familiales : composition familiale et justificatifs de composition familiale, nom, prénom, sexe, date de naissance des Ayants Droit, filiation, lien avec l’Ouvrant Droit, actes de naissance, de mariage, de concubinage ou PACS - Données économiques et financières : taux d’imposition, RIB - Données en lien avec la prestation subventionnée : certificat de scolarité, justificatif de domicile, justificatif d’inscription à école de conduite, club de sports, contrats de garde d’enfants, justificatifs des paiements - Données sensibles : le cas échéant, attestations MDPH (ou OETH) de l’OD ou des AD. |
|
Source des données |
Personne concernée |
|
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données et conséquences en cas de non-fourniture |
Ces données sont obligatoires pour permettre le calcul du subventionnement de la prestation. |
|
Catégories de destinataires des données |
Selon les besoins respectifs peuvent être destinataires de tout ou partie des données : - services internes du COSOG - CAC pour l’audit des bilans sociaux - audits internes de l’EP ou externe. |
|
Applications utilisées |
Edenred Solutions CSE |
|
Sous-traitants |
Edenred Solutions CSE, Cabinet comptable Gilles Hubert Paris |
|
Transfert de données vers un pays tiers à l’UE |
Néant |
|
Prise de décision automatisée |
Néant |
|
Durée maximale de conservation |
Année N +3 ans : obligations légales sociales et fiscales Année N +10 ans : obligations comptables (liste nominative et montant des paiements). |
|
Droit des personnes concernées |
Intérêt légitime : accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement Obligation légale : accès, rectification, limitation du traitement. |
4 - Gestion des commandes (chèques cadeau, ANCV, CESU)
Objectifs : A partir des données communiquées directement par la personne concernée, traiter les commandes des prestations.
Finalités : Gérer les demandes de prestations chèques du COSOG.
Bases légales :
|
Catégories de personnes concernées |
Les Ouvrants Droit aux prestations du COSOG et le cas échéant ses Ayants Droit. |
|
Catégories de données traitées |
- Données courantes d’identification : nom, prénom, adresse personnelle, date de naissance, numéro de téléphone personnel, adresse électronique personnelle - Données familiales : composition familiale et justificatifs de composition familiale, nom, prénom, sexe, date de naissance des Ayants Droit, filiation, lien avec l’Ouvrant Droit, actes de naissance, de mariage, de concubinage ou PACS - Données économiques et financières : taux d’imposition, RIB - Données en lien avec la prestation : certificat de scolarité, rattachement fiscal de l’AD, (…) - Données sensibles : le cas échéant, attestations MDPH (ou OETH) de l’OD ou des AD. |
|
Source des données |
Personne concernée |
|
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil |
Ces données sont obligatoires pour permettre la commande des chèques concernés. |
|
Catégories de destinataires des données |
Selon les besoins respectifs peuvent être destinataires de tout ou partie des données : - services internes du COSOG - CAC pour l’audit des bilans sociaux - audits internes de l’EP ou externes - prestataires. |
|
Applications utilisées |
Edenred Solutions CSE, ANCV, CESU |
|
Sous-traitants |
Edenred Solutions CSE, ANCV, Glady, Domiserv, Cabinet comptable Gilles Hubert Paris |
|
Transfert de données vers un pays tiers à l’UE |
Néant |
|
Prise de décision automatisée |
Néant |
|
Durée maximale de conservation |
Année N +3 ans : obligations légales sociales et fiscales Année N +10 ans : obligations comptables (liste nominative et montant des paiements) En cas de contentieux, 10 ans à partir du début du litige. |
|
Droit des personnes concernées |
Intérêt légitime : accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement Exécution du contrat : accès, rectification, limitation du traitement |
5 - Gestion des prestations soumises à inscription (voyages, colonies, week-end, billetterie sportive, offres « coup de cœur », hors billetterie Edenred Meyclub)
Objectifs : A partir des données communiquées par la personne concernée, traiter les demandes de l’OD de prestations soumises à inscription.
Finalités : Sélectionner les OD (ou le cas échéant ses AD) ayant formulé une demande d’inscription à ces prestations selon les règles d’éligibilité et les critères de priorité définis par les instances et validés par le CA (compte à point, TSI), gérer les inscriptions aux prestations, le cas échéant en collaboration avec les prestataires qui les organisent.
Bases légales :
|
Catégories de personnes concernées |
Les Ouvrants Droit aux prestations du COSOG et le cas échéant ses Ayants Droit. |
|
Catégories de données traitées |
- Données courantes d’identification* : nom, prénom, adresse personnelle, date de naissance, numéro de téléphone personnel, adresse électronique personnelle - Données familiales* : composition familiale et justificatifs de composition familiale, nom, prénom, sexe, date de naissance des Ayants Droit, filiation, lien avec l’Ouvrant Droit, actes de naissance, de mariage, de concubinage ou PACS - Données économiques et financières* : taux d’imposition, RIB - Données en lien avec la prestation** : CNI ou passeports de l’OD et de ses AD, numéro de portable permettant d’être joint par le prestataire au moment de la tenue de certaines prestations, autorisations parentales - Alimentation du compte à points - Données sensibles : le cas échéant, attestations MDPH (ou OETH) de l’OD ou des AD*, CNI ou passeports**. |
|
Source des données |
Personne concernée |
|
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil |
*Ces données sont obligatoires pour permettre l’étude des demandes d’inscription. **Ces données sont obligatoires pour permettre l’inscription aux prestations. |
|
Catégories de destinataires des données |
Selon les besoins respectifs peuvent être destinataires de tout ou partie des données : - services internes du COSOG - CAC pour l’audit des bilans sociaux - audits internes de l’EP ou externe - prestataires. |
|
Applications utilisées |
Edenred Solutions CSE |
|
Sous-traitants |
Edenred Solutions CSE, Cabinet comptable Gilles Hubert Paris |
|
Transfert de données vers un pays tiers à l’UE |
Néant |
|
Prise de décision automatisée |
Néant |
|
Durée maximale de conservation |
Année N +3 ans : obligations légales sociales et fiscales Année N +10 ans : obligations comptables (liste nominative et montant des paiements) En cas de contentieux, 10 ans à partir du début du litige Excepté en cas de litige, les informations spécifiques à la prestation sont supprimées |
|
Droit des personnes concernées |
Intérêt légitime : accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement Exécution du contrat : accès, rectification, limitation du traitement |
6 - Réalisation de statistiques et d’enquêtes de satisfaction
Objectifs : Réaliser des reporting et évaluer les prestations.
Finalités : Répondre à l’obligation légale de réaliser le rapport annuel d’activités, améliorer les prestations.
Bases légales :
|
Catégories de personnes concernées |
Les Ouvrants Droit aux prestations du COSOG et le cas échéant ses Ayants Droit. |
|
Catégories de données traitées |
- Données professionnelles : état statutaire, structure d’appartenance, affectation administrative - Données familiales : composition familiale, âge des OD, âge des enfants AD - Données économiques et financières : TSI, montant des subventions versées - Autres données : catégorie de prestations suivies par les OD et les AD, scolarité de l’enfant AD, compte à points - Données sensibles : statut handicap de l’OD ou des AD. |
|
Source des données |
Extraction de la base de données OD s’agissant des réponses aux questionnaires de satisfaction |
|
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil |
Les réponses aux questionnaires de satisfaction sont facultatives. |
|
Catégories de destinataires des données |
Selon les besoins respectifs peuvent être destinataires de tout ou partie des données : - services internes du COSOG - CAC pour l’audit des bilans sociaux - audits internes de l’EP ou externes. |
|
Applications utilisées |
Edenred Solutions CSE |
|
Sous-traitants |
Edenred Solutions CSE, Cabinet comptable Gilles Hubert Paris |
|
Transfert de données vers un pays tiers à l’UE |
Néant |
|
Prise de décision automatisée |
Néant |
|
Durée maximale de conservation |
Extraction de données permettant de réaliser les états anonymisés : année N +5 ans. La diffusion des états étant anonymisée, les données ne sont plus considérées comme données personnelles et ne sont pas soumises aux contraintes de limitation de durée de conservation. |
|
Droit des personnes concernées |
Intérêt légitime : accès, rectification, effacement, opposition, limitation du traitement Obligation légale : accès, rectification, limitation du traitement. |
7 - Envoi de communications via les newsletters
Objectifs : Informer les OD sur les actualités du COSOG et les prestations selon les catégories de newsletters ciblées.
Finalités : Promouvoir les activités du COSOG, tenir informés les OD des nouvelles prestations et de l’ouverture/fermeture des inscriptions.
Bases légales :
|
Catégories de personnes concernées |
Les Ouvrants Droit aux prestations du COSOG |
|
Catégories de données traitées |
Adresse électronique professionnelle ou personnelle selon communication de l’OD |
|
Source des données |
Personne concernée : les OD s’inscrivent et se désinscrivent par leur soin aux newsletters de leur choix. |
|
Caractère obligatoire ou facultatif du recueil |
Facultatif Le défaut d’inscription aux newsletters du COSOG entraîne une absence de communication par le COSOG sur ses actualités et les nouvelles prestations dont pourrait bénéficier l’OD. |
|
Catégories de destinataires des données |
Néant |
|
Applications utilisées |
Edenred Solutions CSE |
|
Sous-traitants |
Edenred Solutions CSE |
|
Transfert de données vers un pays tiers à l’UE |
Néant |
|
Prise de décision automatisée |
Néant |
|
Durée maximale de conservation |
Jusqu’à la désinscription à la newsletter par l’OD |
|
Droit des personnes concernées |
Consentement : accès, rectification, effacement, retrait du consentement, limitation du traitement |
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Le COSOG est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, les préciser davantage ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, la mise à jour sera notifiée sur notre site.